Zainspirowany odcinkiem podcastu Patoarchitektów o narzędziach dla architektów, postanowiłem się podzielić z wami kilkoma narzędziami i technikami pracy, których używam w swojej codziennej pracy. Służą one wizualizowaniu potrzeb, osiąganiu konsensusu, decydowaniu na czym się mamy skupić. Sięgając po nie, chcemy ominąć nadmiar niepotrzebnych informacji i wziąć pod uwagę tylko to, co jest dla nas istotne.

Narzędzia, które opiszę skupiają się na różnych aspektach pracy – definicji celu, wizualizacji otoczenia biznesowego, opisie procesów w naszych organizacjach i inymi. W naszej pracy spotykamy się z różnymi sytuacjami, warto więc posiadać szeroki zakres technik by móc je wykorzystywać gdy mamy daną potrzebę.

Może was to zdziwić, ale nie rozpocznę od Event Stormingu 😉, choć oczywiście też znalazł się w moim zestawieniu. Lista technik, o których opowiem jest następująca:

  1. Impact Mapping
  2. Business Model Canvas
  3. Event Storming
  4. Macierze
  5. Value Stream Mapping
  6. Wardley Maps
  7. Example Mapping
  8. System Thinking diagram

Zanim przejdziemy do poszczególnych technik i narzędzi, wyjaśnijmy, dlaczego stosowanie takich narzędzi jest warte uwagi.

Wizualizacja

Każda z metod, o których przeczytacie poniżej jest oparta na wizualizacji. I to jest klucz do sukcesu. Wizualizacja jest ważna, aby osiągnąć wartościowe rozwiązanie w skończonym czasie. Inaczej trudno jest zauważyć, co jest dla nas ważne. Jesteśmy wzrokowcami i bez wykorzystywania tego zmysłu osiąganie rezultatu trwa o wiele dłużej.

To jest szczególnie ważne, gdy pracujemy w grupie. Mając pewne rozwiązanie w głowie, bardzo często okazuje się, że każdy to rozwiązanie wyobraża sobie nieco inaczej. Dopiero wizualizując je wspólnie jesteśmy w stanie zauważyć nasze różnice. Możemy jednoznacznie podjąć decyzję, w którą stronę idziemy. Bez tego, w późniejszych etapach, wychodzą braki i różnice w zrozumieniu, które mogły być odpowiednio wcześniej zaadresowane.

Nieco szerzej opisałem ten temat w poście o zaletach Event Stormingu.

1 – Impact Mapping

Pierwszym narzędziem, które chcę polecić jest Impact Mapping opisany przez Gojko Adzica. Jest to technika pozwalająca wybrać problem, który chcemy rozwiązywać. To jest taki swoisty krok przed.

Ma to szalenie ważne konsekwencje w kontekście pracy grupowej. Zwykle staramy się złapać zbyt wiele srok za ogon. Tracimy przez to strasznie dużo czasu na zmianę kontekstów, rośnie nam work-in-progress, wolniej walidujemy nasze rozwiązania. W rezultacie wydłużamy czas dowiezienia czegoś wartościowego.

Imact Mapping Example –  https://www.impactmapping.org/example.html

Impact Mapping skupia się na definicji mierzalnego i osiągalnego celu. Pomaga to zdefiniować co uznamy za sukces, a co za porażkę. Chcemy rozbić ten cel na pewne etapy, w których będziemy walidować czy jego realizacja posuwa nas we właściwą stronę oraz czy wybrane rozwiązania rzeczywiście działają.

Ze zdefiniowanym celem możemy spróbować znaleźć optymalne rozwiązanie. Najpierw opisujemy kto mógłby nam pomóc dojść do celu, następnie jaki wpływ możemy mieć na te osoby i na końcu czym na nie wpłyniemy. Im głębiej wchodzimy, tym więcej elementów odrzucamy i ostatecznie skupiamy się na tych najważniejszych aspektach.

Rezultatem jest konkretny kierunek, w którą stronę chcemy się posuwać, oraz zdefiniowane priorytety w jaki sposób chcemy iść w tym kierunku. Definicja celu pozwala nam walidowanie czy posuwamy się w odpowiednim kierunku. Jeśli jest przeciwnie, możemy spróbować wykorzystać inną ścieżkę opisaną podczas warsztatu.

Przykład wykorzystania

Firma sprzedająca produkty elektroniczne poszukiwała najlepszego sposobu na wejście na rynek portugalski. Potrzebowała ustalić jakie metody pozwolą jej wejść na ten rynek i która z nich będzie najbardziej efektywna. Niestety ilość możliwych opcji ją przytłaczała i utrudniała podjęcie konstruktywnej decyzji.

Warsztat Impact Mappingu pozwolił tej organizacji podjąć taką decyzję. W krótkim czasie udało się zdefiniować mierzalny cel, który był trudny, ale możliwy do zrealizowania dla tej firmy. Następnie opisano różne sposoby na dojście do tego celu. Grupa dokonała szybkiej analizy możliwości i wybrała najlepsze, aby móc wejść z impetem na docelowy rynek. W ramach warsztatu wspólnie osiągano kolejne etapy, przez co samo rozwiązanie było wspólne dla wszystkich zebranych uczestników.

Kilka zdjęć z innego warsztatu możecie znaleźć na moim Twitterze. Są one z sesji zrealizowanej dla jednego z polskich Software House’ów.

Dlaczego warto?

Większość metod pozwala nam opisać najlepszą drogę do celu. Jeśli jednak ten cel nie jest właściwy to cała nasza praca idzie na nic. Impact Mapping pozwala wybrać właściwy cel i rozwiązanie, które później zaadresujemy kolejnymi warsztatami.

2 – Business Model Canvas

Narzędziem, które świetnie współgra z Impact Mappingiem jest Business Model Canvas. Jest to zebranie swojego modelu biznesowego w formę spójnego przekazu, który zawrzemy w jednej kartce A4. Na samym początku wydaje się to zbyt krótkie, ale pozwala nam zwięźle opowiedzieć o naszym modelu biznesowym.

Jest to przydatne w kontekście zbyt szerokiej oferty biznesowej, jaką chcemy wydawać na świat. Ilość możliwych rozwiązań dostarczanych ostatecznemu klientowi może wcale nie rozwiązywać jego potrzeb. Zwykle zarzucamy go opcjami, nie dochodząc do jego prawdziwych potrzeb. Cytując klasyka „more is less”.

Dodatkowo w wielu firmach różne działy w firmie działają sprzecznie, często podkopując swoje działania. Nie mając wizji, w którą stronę chcemy dążyć łatwo jest skupiać się na niewłaściwych aktywnościach. Wtedy lokalnie możemy być bardzo efektywni, ale cała organizacja już taka nie będzie.

Business Model Canvas – https://pl.wikipedia.org/wiki/Business_Model_Canvas

Business Model Canvas pozwala nam uwspólnić wizje naszego produktu i skupić się na jego najważniejszych elementach. Jest to nasze bezpośrednie oświadczenie jak powinna działać nasza organizacja – na czym się skupiać, a co pomijać w swoich działaniach.

Rozpoczynamy od wartości jakie chcemy dostarczyć dla naszych klientów. Jest to o tyle istotne, że wszystkie nasze kroki będą musiały wpisywać w te wartości. Jeśli tak nie jest to znaczy, że źle dostosowujemy rozwiązanie do naszej oferty.

Następnie dokładniej definiujemy klienta oraz w jaki sposób będziemy w stanie do niego dotrzeć. Później przechodzimy do naszych aktywności – na czym się będziemy skupiać oraz kto nam pomoże wygenerować daną ofertę. Na końcu kierujemy się w stronę zysków i kosztów by sprawdzić czy na tak zdefiniowanym modelu będziemy w stanie zarobić.

Podczas tworzenia takiego modelu różne grupy osób mogą wymienić się doświadczeniami, opowiedzieć swoje obawy, pomyśleć nad innymi sposobami na realizację potrzeb. Mając już taki model gotowy poszczególne działy mogą tworzyć strategie, które będą dostosowane do ogólnego celu firmy.

Przykład wykorzystania

Startup z obszaru IT planował wdrożenie nowych usług informatycznych na rynku abonamentów. Zespół miał bardzo wiele ciekawych pomysłów jak usprawnić ten rynek. Jednak ta mnogość ostatecznie powodowała paraliż decyzyjny oraz ogromną ilość zadań i zmian. Każdy pomysł wydawał się wartościowy, więc każdy z nich chciano wykorzystać.

Business Model Canvas pozwolił uwspólnić wizję osób w projekcie. Zostały zwizualizowane opcje, a następnie podjęte decyzje w który obszar branży chcemy najpierw zainwestować nasz czas. Dzięki temu zmniejszyła się ilość zadań, a sama praca była bardziej skupiona na konkretnym celu biznesowym.

Dlaczego warto?

Jeśli nie potrafimy stworzyć abstraktu na 1 stronę A4 to znaczy, że nasza konkretna oferta biznesowa może być zbyt niespójna. Business Model Canvas pozwala nam wybrać co jest naszym głównym celem i na tej podstawie podejmować konkretne akcje.

3 – Event Storming

Kiedy mamy już zdefiniowany cel, to kolejnym świetnym warsztatem jest Event Storming opisany przez Alberto Brandoliniego. Jest to technika pozwalająca zwizualizować jak będzie wyglądać nasze ostateczne rozwiązanie, biorąc pod uwagę różne scenariusze i sytuacje brzegowe.

Niestety tego zwykle brakuje w przypadku planowania naszego rozwiązania, zarówno technicznego jak i biznesowego. Ludzie naturalnie myślą idąc przez „happy-path”, nie biorąc pod uwagę specyficznych przypadków. Zwykle samo rozwiązanie jest tak duże, że przekracza ich możliwości percepcji. W takiej sytuacji trudno jest znaleźć wszystkie możliwe dziury.

A to się bardzo mści. Jeśli bowiem nie znajdziemy tych problemów na etapie planowania to znajdziemy je dopiero podczas implementacji. Zwykle wtedy jest za późno by najlepszą odpowiedź i robi się wszystko byle jak – byle szybko. Im dłużej w taki sposób działamy tym gorsze jest nasze rozwiązanie.

Kadr książki Introducing Event Storming – https://leanpub.com/introducing_eventstorming

Event Storming pozwala nam zwizualizować cały proces biznesowy, biorąc pod uwagę różne aspekty i sposoby działania naszych pracowników / systemów. Widząc całość łatwiej jest zauważyć luki lub niespójności, zaproponować udoskonalenia, wybrać najważniejsze problemy do zaadresowania. Dodatkowo uwspólniamy naszą wiedzę o procesie dzieląc się swoim punktem widzenia.

Warsztat rozpoczynamy od chaotycznego i nieograniczonego (prawie) zrzutu całej naszej wiedzy na ścianę. Na pierwszy rzut wygląda to dziwnie – ściana dynamicznie jest zapełniana kolejnymi rzędami karteczek, bez żadnego porządku. Dzięki temu szybko osiągamy dużą ilość wiedzy, którą wykorzystujemy w kolejnych etapach.

Mając kartki na ścianie można się zająć ich strukturyzacją. Dokonujemy porządkowania naszego procesu nadając mu konkretny kształt – pokazując w którym miejscu się zaczyna, rozdziela i kończy. Możemy się dzielić na mniejsze grupy zajmujące się konkretnym obszarem bądź wspólnie dzielić się wiedzą. Różne kolory karteczek pozwalają nam skupić się na różnych aspektach – problemy, usprawnienia, definicje, persony, systemy, metryki i inne. W zasadzie ogranicza nas jedynie nasza własna wyobraźnia.

Warsztat kończy się zwizualizowaniem całości procesu. Uczestnicy rozumieją jego przebieg i mogą wybrać najważniejsze miejsca, nad którymi będą dalej pracowali. Mamy ugruntowany wspólny język co upraszcza komunikację wewnątrz organizacji.

Przykład zastosowania

Software House potrzebował zwizualizować cały proces dostarczania systemów informatycznych w celu znalezienia w tym procesie luk. Samo programowanie było tutaj jedynie wąskim wycinkiem. Trzeba najpierw posiadać liderów obszarów technicznych, zdefiniować procesy rekruterskie, wiedzieć jak promować nasze umiejętności. umieć estymować projekty, wiedzieć jak zbudować docelowy zespół i rozpocząć pracę. Jest to szeroki proces i dużo jest tu miejsca na braki i niespójności.

Event Storming pozwolił na zwizualizowanie całego procesu, od postanowienia wejścia w dany obszar technologiczny do wdrożenia i utrzymywania systemu dla klienta. Zostało znalezione bardzo wiele problemów, które nie były widoczne na zewnątrz. Co więcej, zauważono brak jednego obszaru kompetencji, który powodował istotne straty w ramach całego procesu.

Dlaczego warto?

W ekspresowym tempie możemy zwizualizować nasz sposób działania i na jego podstawie podjąć decyzje: czego brakuje, co usprawnić a co usunąć. Technika jest bardzo lekka i można ją wykorzystać w każdym gronie, zarówno technicznym jak i nietechnicznym.

4 – Macierze

W tym miejscu nastąpi połączenie różnych technik w jedną kategorię. Wartym rozważenia pomysłem, w przypadku podejmowania decyzji, jest zwizualizowanie ich rezultatów na 2-wymiarowej macierzy. Wybieramy różne parametry osi by wymóc na uczestnikach zastanowienie się nad różnymi aspektami swoich wyborów.

Takie podejście może pomóc w sytuacjach typowego, jednokierunkowego myślenia, nastawionego na bezpośrednie rezultaty. W wielu sytuacjach grupa zamyka się na konkretne rozwiązania. Widzą tylko jedną stronę konsekwencji swoich decyzji, pomijając tą drugą. A niestety obie są ważne by mieć pełne spojrzenie na sytuację.

Lean prioritization, Hygger review

Macierz Wartość / Koszt – https://hygger.io/blog/lean-prioritization-approach-ongoing-pm-issues/

Dana macierz pozwala nam zastanowić się wspólnie nad różnymi aspektami naszych decyzji. Możemy spojrzeć na nasze wybory z różnych stron by nie zapomnieć o żadnej z nich. Tutaj mogę przytoczyć następujące macierze:

  • Wartość / Ryzyko – chcemy zobaczyć jak ryzykowne jest uzyskanie danej wartości. Przydatne, jeśli nasze decyzje mogą nie być tylko pozytywne.
  • Wartość / Koszt – pokazanie wydatków na daną pracę w porównaniu, ile możemy uzyskać. Sprawdza się przy współpracy z osobami biznesowymi na temat kosztów pracy zespołów programistycznych.
  • Satysfakcja / Funkcjonalność – zwana także modelem Kano, pozwala lepiej zrozumieć czego potrzebują od nas nasi klienci. Przydatne, gdy chcemy skupić się na poprawie jakości lub zaadresowaniu nietypowych potrzeb.
  • Krótkoterminowy zysk / Długoterminowy zysk – wizualizacja możliwych rezultatów w ujęciu krótkiego i dalekiego horyzontu czasowego. Warte wykorzystania, gdy wydaje nam się, że „szybkie zyski” mogą nas później pogrążyć.
  • Firma / pracownik – wykres zbierający możliwe zyski danej decyzji dla firmy i pracownika. Chcąc działać stabilnie powinniśmy równoważyć te dwa obszary by żaden nie był poszkodowany.
  • Ilość / Jakość – przedstawienie naszych decyzji / metryk w formie nacisku na jedną z osi. Na tej podstawie łatwo jest znaleźć braki w przeciwnej części macierzy np. gdy mamy metryki zbierające ilość nowych klientów, ale brakuje nam metryk oceniających zysk na nich.

To jest kilka wykorzystywanych przeze mnie porównań, jednak nie musicie się w nich zamykać. W ramach swojego problemu możecie dobrać takie ramy, jakie są potrzebne. Prawie nic was tutaj nie ogranicza. Prawie…

Dodawanie kolejnych wymiarów jest jednak prawie niemożliwe, ponieważ ogranicza nas nasza własna percepcja. Nie jesteśmy w stanie dobrze pracować na ich większej ilości, a już na pewno nie wizualizować ich tak prosto. Dlatego zwykle spłaszcza się różne wymiary by ostatecznie miały one jedynie 2 osie.

Przykład użycia

W pewnej organizacji zespoły techniczne i biznesowe pracowały w ramach dużego systemu. Poszczególne grupy miały dużą trudność ze wspólnym zrozumieniem siebie nawzajem i prawidłowym podejmowaniem decyzji. Osoby te rozmawiały nieco innym językiem i skupiały się na innych aspektach tworzenia systemu. Dużo było punktów zapalnych i niezrozumienia.

Wdrożenie do praktyki codziennej macierzy Wartość / Koszt pozwoliło tej organizacji przenieść rozmowy na wspólny grunt, zrozumiały dla obu stron. Zespoły techniczne zrozumiały zyski biznesowe z odpowiednich wymagań i potrafiły lepiej dostosowywać rozwiązania do nich. Z drugiej strony biznes mógł niekiedy uniknąć wdrażania kosztownych rozwiązań, kiedy nie miały przynieść odpowiedniego zysku.

Dlaczego warto?

Macierz jest prostą metodą, którą da się wytłumaczyć i wykorzystać w prawie każdej sytuacji. Pozwala pokazać różne aspekty naszych decyzji i wybrać te właściwe.

Kontynuacja

Temat ten będzie kontynuowany jako osobny post (link pojawi się po dodaniu artykułu).

Jeśli masz jakieś ciekawe techniki, którymi się posługujesz w swojej codziennej pracy, to opisz je poniżej 😉