Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak wprowadzone zmiany w ramach organizacji wpływają na poszczególne działy i osoby w Twojej firmie? Istnieje narzędzie, które może pomóc zidentyfikować te wpływy i pomóc w zarządzaniu zmianami. Mowa o macierzy zysku i pracy.
W tym artykule postaram się przedstawić, czym jest, jakie są jej zastosowania oraz jak można ją wykorzystać w praktyce.
Czym jest macierz zysku i pracy?
Macierz zysku i pracy to narzędzie, które skupia się na zrozumieniu wpływu zmian organizacyjnych na poszczególne grupy w firmie. Jest to więc swego rodzaju mapa, która pozwala prześledzić, które działy, role lub osoby będą miały większą lub mniejszą ilość pracy, a także jakie korzyści lub straty będą z tytułu zmiany osiągać. Taka metoda analizy pozwala na lepsze zrozumienie reakcji poszczególnych zespołów na zmiany oraz podejmowanie świadomych i optymalnych decyzji.
Model najprościej zilustrować następująco:
Dlaczego macierz działa?
Wykorzystanie naszego schematu można w praktyce uprościć do trzech podstawowych założeń:
- Czasem, aby osiągać więcej, możemy po prostu włożyć więcej pracy.
- Z drugiej, aby osiągnąć ten sam finalny efekt, możemy zmniejszyć ilość pracy, ale ograniczyć pewne możliwości pracowników.
- Nikt nie chce być na dole po lewej - mieć więcej na głowie, zamiast korzyści czerpać straty.
Macierz zysku i straty w praktyce
Na tej garści zasad kończy się właściwie teoria. Aby lepiej zrozumieć, jak przekłada się ona na zawodową codzienność, przyjrzyjmy się praktycznemu przykładowi. Organizacja, z którą pracowałem, działa w obszarze zarządzania jakością produktów spożywczych. Nasz wdrażany system miał za zadanie łączyć pracę kilku działów, nadaje się więc idealnie do pokazania zastosowań omawianego narzędzia.
Case study
Obszar: Zarządzanie jakością produktów spożywczych
Działy i odpowiedzialności:
- Dostawy – jakie towary zostały zakupione i są dostarczane.
- Magazyn – jakie produkty przyjechały do poszczególnych magazynów.
- Jakość – czy towar spełnia założone kryteria.
- Wysyłka – co wysyłamy do sklepów.
Macierz wygląda następująco:
Co wyczytamy z macierzy?
Jedną z największych zalet rozpisania całego rozkładu zysków i pracy jest jego wizualna prostota. Forma wykresu pozwala na pierwszy rzut oka zauważyć, co działa dobrze, a co nie. Pomoże również zidentyfikować obszary, które należy jak najszybciej poprawić.
Czy jesteś w stanie zauważyć poniższe wnioski, analizując naszą przykładową macierz?
- Magazyn i Wysyłka miały mniej pracy, ponieważ część danych była już dostępna w systemie.
- Magazyn był nieco ograniczony w możliwościach manipulacji terminami, co skutkowało pewnymi stratami w pracy zespołu.
- Dział Jakość miał dużo więcej pracy, ale dzięki ustrukturyzowanej formie mógł wykonywać analizy wyższego rzędu i skuteczniej wyszukiwać błędy.
- Dostawy dostały również dużo więcej pracy. Były na początku więc to na nich spadł cały ciężar wpisywania danych towarów do systemu. Jednocześnie nie osiągnęły żadnego zysku. Nie zależało im na danych w systemie - chcieli jak najszybciej przerzucić odpowiedzialność dalej.
Jak myślisz, który dział się buntował?
Nietrudno zgadnąć, że to Dostawy miały największe powody do niezadowolenia.
Naprawianie usterek dzięki macierzy zysku i pracy
Analizując macierz zysku i pracy, możemy przewidzieć zachowanie poszczególnych działów i zespołów. Jeśli zauważymy, że jakiś dział musi pracować więcej i traci elastyczność, to niezwykle prawdopodobne, że pojawią się w nim niezadowolenie i opór. Jednak istnieje wiele sposobów, aby wychwycić i naprawić usterki.
W przypadku działu Dostaw z przykładu, można zastanowić się nad dodaniem funkcji, która sprawi, że pracownicy poczują, że osiągają zyski. Czy istnieje możliwość ograniczenia ilości pracy lub uproszczenia procesów? Czasami nawet niewielkie zmiany mogą mieć ogromne znaczenie, zmieniając pozycję w macierzy tak jak poniżej:
W naszym przykładzie zastosowaliśmy drugie rozwiązanie. Dodaliśmy importer danych z Excela do systemu, co znacząco ograniczyło pracę działu Dostaw. Pracownicy mogli teraz uruchamiać importer raz w tygodniu i zapominać o tym zadaniu, co znacząco zmniejszyło ich nakład pracy.
Podsumowanie
Macierz zysku i pracy to potężne narzędzie, które pomaga zrozumieć wpływ zmian organizacyjnych na poszczególne działy i osoby w firmie. Jej analiza pozwala przewidzieć reakcje zespołów na zmiany, co jest kluczowe dla skutecznego zarządzania procesami zachodzącymi w firmie. Warto poświęcić czas na mapowanie zysków i strat oraz poszukiwanie sposobów, aby zmiany przyniosły korzyści dla wszystkich zaangażowanych stron.
Pamiętaj, że macierz zysku i pracy to tylko jedno z narzędzi, które można wykorzystać w zarządzaniu zmianami. Istnieje wiele innych technik i strategii, które mogą pomóc w przeprowadzaniu skutecznych i harmonijnych zmian organizacyjnych. Jeśli jesteś zainteresowany tematem, zachęcam do dalszego zgłębiania wiedzy na ten temat, na przykład zapoznając się z innymi moimi artykułami.
Jak myślisz, jak można zastosować macierz zysku i pracy, aby wesprzeć proces zmiany w Twojej firmie? Podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzach!
